Những lưu ý để việc họp trực tuyến trở nên dễ dàng và hiệu quả

Việc chuyển đổi từ hình thức họp truyền thống offline sang họp trực tuyến online là điều hoàn toàn phù hợp đối với tình hình dịch bệnh đang diễn biến phức tạp như hiện nay. Điều này giúp đảm bảo an toàn, giảm tiếp xúc và hạn chế lây lan dịch bệnh

Vậy họp trực tuyến như thế nào thì hiệu quả, hãy cùng nhau tìm hiểu một vài lưu ý dưới đây để việc họp trở nên dễ dàng hơn nhé.

Không làm việc riêng trong lúc họp

Để đảm bảo không bị sao nhãng hay không cập nhật đủ thông tin trong cuộc họp thì trong lúc họp điều quan trọng nhất là bạn không nên làm việc riêng và cần sự lưu tiên cho cuộc họp đang diễn ra. Khi đó mới có thể nắm bắt thông tin chính xác và trôi chảy nhất về các nhiệm vụ phụ trách, trao đổi với đối tác để có thể xử lý công việc trôi chảy

Sư tập trung cho cuộc họp không chỉ giúp bạn hiểu rõ nội dung mà còn thể hiện mình là người có trách nhiệm, tâm huyết đối với công việc.

Nói tên mình trước khi phát biểu

Để có thể quản lý tốt thông tin và trao đổi, chia sẻ dữ liệu rõ ràng, tăng cường tương tác với các đồng nghiệp, cá nhân trong tổ chức, bộ phận trong công ty thì khi phát biểu bạn cần nêu tên mình trước khi nói để mọi người chú ý và nhớ rõ hơn

Ngoài ra, việc nói tên mình trước khi phát biểu là một hành động thể hiện sự chuyên nghiệp và thích ứng nhanh khi làm việc trực tuyến. Một lưu ý nhỏ cho bạn nữa là cần phải chú ý bật micro trước khi phát biểu đấy nhé.

Tắt micro khi không cần nói chuyện, trao đổi

Họp trực tuyến là hình thức dễ triển khai trên quy mô lớn bởi nó giúp chia sẻ nội dung với tất cả mọi người và sử dụng được mọi lúc mọi nơi. Bởi vậy, để tránh ảnh hưởng đến mọi người khi đang họp và giúp theo dõi buổi họp xuyên suốt bạn nên tắt micro khi không cần nói chuyện để tránh ảnh hưởng đến mọi người xung quanh

Nếu để micro của bạn hoạt động khi không cần thiết thì những tạp âm xung quanh bạn sẽ gây khó chịu cho những người tham gia cuộc họp.

Sử dụng chức năng chat hợp lý

Sử dụng chức năng chat hợp lý là một trong những điều mà bạn cần chú ý và cần biết rõ khi tham gia vào cuộc họp trực tuyến. Bạn và những đồng nghiệp trong team của mình nên đặt ra nguyên tắc sử dụng chức năng chat phù hợp với tính chất cuộc họp và hoàn cảnh của mỗi người

Nếu không có sự thống nhất về tính năng sử dụng này thì mọi người có thể sẽ gặp khó khăn trong việc nắm bắt thông tin trong cuộc họp.

Đề cao sự tương tác

Nếu bạn là người lãnh đạo, là leader hay quản lý thì bạn nên tạo nhiều cơ hội để nhân viên của mình có thể tương tác nhiều hơn, đưa ra ý kiến và phản biện để cuộc họp diễn ra thật sôi nổi, đem lại hiệu quả tích cực. Đồng thời điều này cũng giúp nhân viên chủ động trong công việc, không trốn tránh và đảm bảo mọi người đều tham gia phát triển nội dung cho cuộc họp.

Ghi lại nội dung cuộc họp nếu cần

Một trong những ưu điểm của cuộc họp trực tuyến là bạn có thể ghi lại nội dung của cuộc họp nếu cần bằng các chức năng có sẵn trên máy tính hoặc điện thoại. Bản lưu trữ này sẽ giúp bạn tìm lại thông tin hiệu quả, phục vụ cho công việc một cách tốt hơn, tránh bị thất lạc thông tin trong lúc trao đổi

Đồng thời, việc ghi lại nội dung cuộc họp cũng giúp bạn chủ động trong công việc, nắm bắt rõ thông tin quan trọng và có thể chia sẽ cho đồng nghiệp bỏ lỡ cuộc họp đó

Nếu bạn ngại ghi lại cuộc họp vì sợ bộ nhớ của máy không đủ thì bạn có thể tóm tắt bằng văn bản, ứng dụng ghi chú trên điện thoại,… Bên cạnh đó có thể note ra sổ tay theo cách truyền thống.

Hi vọng với những mẹo nhỏ bên trên sẽ giúp bạn chuẩn bị được buổi họp trực tuyến tại nhà một cách dễ dàng và an toàn nhất nhé!