Là một doanh nghiệp, là một công ty hay tổ chức thì việc chuyển địa điểm văn phòng là điều không mong muốn của bất kỳ đơn vị nào. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu làm việc cũng như góp phần cho sự phát triển chung của công ty, tổ chức hoặc vì một lý do bất khả kháng nào đó như hết hợp đồng thuê văn phòng, giải tỏa…thì lúc này việc phải chuyển văn phòng là việc cần phải làm. Vậy phải làm như thế nào, làm từ đâu và cần những gì để làm thì chắc chắn không phải đơn vị nào cũng có thể triển khai được. Vì thế, chuyển nhà Kiến Vàng muốn qua bài viết này để chia sẻ đến các đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức các bước để có được phương án vận chuyển tối ưu nhất giúp việc chuyển văn phòng trở nên đơn giản hơn cũng như tránh được những rủi ro không mong muốn trong quá trình chuyển văn phòng.
Một lưu ý đầu tiên mà chuyển nhà Bắc Nam muốn chia sẻ đến các công ty, tổ chức đó chính là cần có một kế hoạch cụ từ trước. Nghĩa là ngay sau khi có thông tin cần phải chuyển văn phòng thì các công ty cũng cần phải có những chuẩn bị trước từ lúc này như là tìm địa điểm mới, sau đó sẽ nghiên cứu quãng đường vận chuyển có gần hay không, vận chuyển bằng phương tiện nào, ở địa điểm mới có vận chuyển đồ bằng thang máy được hay không, sau đó cần tiến hành khảo sát qua lượng đồ đạc cần chuyển cũng như các giấy tờ thủ tục để chuẩn bị thanh lý hợp đông thuê văn phòng với bên cũ. Sau khi đã khảo sát qua như vậy rồi, việc còn lại là lên phương án vận chuyển văn phòng theo từng bước dưới đây:
- Thông báo về việc chuyển văn phòng: Khách hàng của bạn cần biết thông tin thay đổi địa điểm giao dịch từ sớm để có những sắp xếp phù hợp. Bạn có thể thông báo trong quá trình làm việc, đăng trên website, fanpage facebook, gọi điện thoại, gửi email hoặc gửi tin nhắn,… Khâu này bạn không nên lơ là nếu không muốn đánh mất những khách hàng quan trọng.
- Chọn ngày chuyển văn phòng: Theo kinh nghiệm chuyển văn phòng của Một số bên, bạn nên ưu tiên chuyển văn phòng vào ngày cuối tuần hoặc ngày nghỉ, ngày lễ để hạn chế việc gián đoạn công việc. Nếu doanh nghiệp của bạn xem trọng yếu tố phong thủy, có thể tham khảo thêm Danh sách ngày tốt chuyển văn phòng. Ngoài ra, chuyển văn phòng theo từng phòng ban, chia thành nhiều đợt cũng là giải pháp thường thấy của nhiều doanh nghiệp hiện nay.
- Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Việc cực kỳ quan trọng khi lập kế hoạch di chuyển văn phòng chính là phân công nhiệm vụ để tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm, thiếu sót. Do đó trước tiên cần cử một người chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ quá trình chuyển dọn văn phòng. Sau đó người này sẽ dựa theo các mục cần làm được nêu dưới đây để phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, từng nhóm hoặc từng cá nhân, đồng thời giám sát nhằm đảm bảo mọi việc được tiến hành đúng tiến độ.
- Điều chỉnh thông tin địa chỉ: Địa chỉ văn phòng gắn liền với nhiều thông tin quan trọng khác, vì thế bạn cần cập nhật ngay hoặc lựa chọn thời gian thay đổi phù hợp: Địa chỉ hiển thị trên website hoặc các bài viết, đặt sửa hoặc làm lại bảng hiệu, sửa thông tin trên các file mềm của văn bản – hợp đồng hiện có, chân chữ ký email, in lại card visit của các nhân viên,…
- Thông báo ngừng hoặc chuyển đổi các dịch vụ: Hãy liên hệ với các đơn vị đang cung cấp dịch vụ cho công ty của bạn để thông báo về kế hoạch di chuyển văn phòng: Ngừng hợp đồng hay chuyển địa chỉ sử dụng?. Ví dụ như mạng điện thoại, wifi, điện, nước, giao thư,…
- Lập danh sách các đồ cần chuyển dọn, thanh lý (check list): Danh sách càng chi tiết thì sẽ hạn chế được các nguy cơ thất lạc, mất mát hay bỏ sót. Việc này nên giao cho từng phòng ban tự liệt kê. Các đồ văn phòng chung và có giá trị lớn nên do người quản lý lập danh sách. Người này cũng sẽ tổng hợp lại danh sách đồ đạc chuyển đi cuối cùng, trình lãnh đạo xem xét các đồ đạc nào cần thanh lý để giảm tải khối lượng vận chuyển.
- Lên sơ đồ thiết kế, lắp đặt tại văn phòng mới: Căn cứ vào những đồ đạc cần chuyển dọn, diện tích cũng như thiết kế tại văn phòng mới, bạn bắt đầu lên sơ đồ tổng quan và cho từng phòng ban.
- Ví dụ phòng tổng đài kinh doanh thường ồn ào nên chọn ở nơi tách biệt so với phòng Kế toán, IT,…Sơ đồ cũng cần thể hiện rõ vị trí ngồi của các thành viên, chỗ để tủ, bàn ghế, máy móc để nhân viên chuyển dọn có thể lắp đặt chính xác ngay từ đầu, không phải mất thời gian chuyển dời nhiều lần.
- Thanh lý đồ cũ: là bước rất quan trọng trong kế hoạch di chuyển văn phòng. Với các đồ đạc không còn thực sự cần thiết, hãy tiến hành thanh lý như bàn ghế, máy móc hư,….Nhiều doanh nghiệp còn quyết định bán các đồ nội thất, thiết bị lâu năm (dù còn dùng tốt) để mua mới hoàn toàn. Điều này vừa giúp tiết kiệm chi phí chuyển dọn, đỡ mất công sức và thời gian, đồng thời thay đổi diện mạo, tạo sức sống mới của cơ quan tại nơi vừa chuyển tới.
- Lựa chọn và liên hệ dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín: Chuyển văn phòng là một công trình lớn, quan trọng, vì thế bạn cần tìm kiếm đơn vị chuyển dọn có thương hiệu, kinh nghiệm lâu năm cùng với quy trình, chính sách chuyên nghiệp. Tốt nhất tìm khoảng 3-5 đơn vị và so sánh, lựa chọn. Đối với công trình chuyển văn phòng càng lớn thì càng kỹ lưỡng, cần được khảo sát báo giá, thậm chí đấu thầu.
Trên đây là một bản kế hoạch mang tính chất tương đối để các đơn vị công ty, tổ chức tham khảo mỗi khi có ý định chuyển văn phòng . Trường hợp các công ty tổ chức không muốn tự tự làm những việc này thì có thể liên hệ đến chuyển nhà Kiến Vàng qua số 0914.990.111 để được hỗ trợ tư vấn miễn phí về phương án vận chuyển văn phòng.
